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Cartelle di Posta Condivise o Shared Mailbox - Web Prato

La Condivisione delle Cartelle di Posta (o Folders IMAP) consente di delegare l’accesso ad una o più persone (mediante le ACL IMAP), all’interno della propria organizzazione, alle vostre email senza che queste debbano essere scaricate dall’utente remoto o che vadano ad occupare spazio nella casella di un altro utente. Tutti gli utenti del servizio Email di Webprato dispongono gratuitamente di questa funzionalità. L’accesso a queste cartelle è automaticamente disponibile su iPhone, iPad, Thunderbird, Mail e Microsoft Outlook.

Questa funzionalità è molto utile ad esempio per accedere a delle email condivise fra più utenti senza che queste debbano essere distribuite a tutti. Ecco come si presenta una casella di posta condivisa quando viene visualizzata sulla webmail di Webprato: 

shared-mailbox

L’accesso può essere consentito in sola lettura o anche in scrittura e può essere revocato in qualsiasi momento. L’utente a cui delegate l’accesso ad una delle vostre cartelle (o folder) potrà sottoscriverle e vederle comparire nella propria alberatura.

Per accedere alle cartelle condivise è necessario connettersi via IMAP o Webmail al proprio account email.

La gestione dei permessi di accesso alle vostre cartelle (gestione delle ACL) viene svolta tramite Webmail.

Per condividere un cartella con un altro utente seguire i passi indicati:

  • collegarsi alla Webmail http://webmail.Webprato.com/ ed eseguire il login
  • cliccare su Impostazioni e poi Cartelle
  • cliccare sulla cartella che si vuole condividere o crearne una nuova cliccando sul pulsante “+”
  • spostarsi in fondo al menù di destra e cliccare su “+”
  • si aprirà una maschera dove è possibile specificare l’indirizzo email, ed i relativi permessi, al quale si vuole concedere l’accesso alla cartella

E’ possibile, per ragioni di sicurezza, condividere delle cartelle solo fra utenti dello stesso dominio. Sono inoltre disabilitate le funzionalità di accesso ad utenti anonimi e condivisione con tutti gli utenti.

L’utente a cui avete delegato l’accesso alla vostra cartella condivisa dovrà prima sottoscriverla per vederla comparire nel proprio elenco:

  • collegarsi alla Webmail http://webmail.Webprato.com/ ed eseguire il login
  • cliccare su Impostazioni e poi Cartelle
  • nella lista delle cartelle visualizzerà la vostra cartella condivisa e potrà sottoscriverla spuntando il flag di fianco ad essa
  • cliccando su email avrà adesso accesso alla vostra cartella con i permessi da voi specificati

L’utente potrà visualizzare la cartella, una volta condivisa, anche da un qualsiasi client email connesso via IMAP.

Un esempio di gestione delle cartelle condivise operato attraverso la webmail:

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E’ possibile gestire la condivisione delle cartelle email IMAP anche da SOGo Webmail o Thunderbird mediante un apposito plugin in grado di impostare le ACL IMAP. La gestione tramite SOGo Webmail fornita da Webprato prevede solo che l’utente:

  • accedere a SOGo Webmail ed eseguire il login
  • nella sezione Posta cliccare col tasto destro sulla cartella che vuole condividere
  • cliccare sulla voce Condivisione
  • nella nuova finestra che si aprira clicchi sul + verde
  • dal campo di ricerca inserisca l’indirizzo email dell’utente con il quale vuole condividere la cartella selezionata (l’indirizzo email si autocompleterà da solo)
  • selezionare l’indirizzo email e cliccare su Aggiungi e poi su Fatto
  • cliccare due volte sull’indirizzo email aggiunto e selezionare i permessi che si vuole dare all’utente sulla cartella IMAP appena condivisa

shared-mailboxes-sogo1

L’utente al quale abbiamo dato accesso alla nostra cartella avrà accesso da subito. Se la cartella non dovesse comparire su tutti i client email verificare che sia “sottoscritta” e che siano stati assegnati almeno i permessi di “Lettura”.

Da iPhone ed iPad le cartelle di posta condivisa si presentano automaticamente nell’account dell’utente alla prima apertura del client Mail.

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